1 - حرفه‌ای باشید

در گذشته پروژه‌های IT سابقه بدی درخصوص کسری بودجه، کمبود زمان و پیاده‌سازی ضعیف داشتند. به‌کارگیری افراد حرفه‌ای در مسئولیت‌های کلیدی می‌تواند اعتبار زیادی به تلاش‌های شما ببخشد. اگر اندازه پروژه شما به‌میزانی‌است که می‌توان یک‌نفر را در جایگاه مدیر پروژه به‌کار گرفت، این‌کار را انجام دهيد. استفاده و به‌کارگیری مشاوران مناسب و معتبر نیز کارايی پروژه‌ها را افزایش مي‌دهد.

2 - قوانین رهبری را بشناسید

وادار ساختن کارکنان به احساس مسئولیت نسبت به معیارهای مشخص پروژه اهمیت به‌سزايی دارد. این‌کار از طریق انتساب افراد مناسب در جایگاه‌های مناسبی که متناسب با استعدادهای آنان باشد، صورت خواهد گرفت. اما باید مراقب بود تا این کار  اعضاي ديگر را تحت تأثیر قرار نداده و تحریک نکند.

پروژه‌های IT غالباً تأکید بسیار زیادی بر قابلیت‌ها و مهارت‌های فنی برخی افراد معدود (و در مواردی حتی روی یک فرد) دارند و زمانی که درصد این منابع در جریان سیکل کاری پروژه کاهش می‌یابد، کارايی کلی پروژه با رکود و نقصان مواجه خواهد شد.

همچنین باید از این‌که کارکنان متصدی در حوزه‌های خاص پروژه مسئولیت‌های خود را انباشته نمی‌کنند، اطمینان حاصل کنید. به‌عنوان مثال، ممکن است یک فرد یا گروه کوچکی از افراد که همکاری خوبی با یکدیگر دارند، بدون این‌که نیازمند صرف زمان زیادی برای پروژه باشند، تأثیر خوبی روی پیشرفت کلی پروژه برجای گذارند و در حوزه کاری خود از برنامه پروژه نیز جلوتر باشند.

افراد در جایگاه رهبری بايد از این‌که پروژه در پایان کار مطابق با استانداردهای مورد نیاز به‌پايان خواهد رسید، اطمینان حاصل کنند. مثال‌های بارز این مطلب شامل مسئولیت‌هایی مانند مدیر فنی، مدیر پروژه يا مدیر امور اداری است.

مدیران این جایگاه‌ها با ایجاد سیستم نظارتی سلسله‌مراتبی پروژه را در مواردی مانند این‌که فردی به‌ شکل ناگهانی به سمتی رسيده یا به عکس شرکت را ترک می‌کند، محافظت خواهند کرد. پیوستگی و استمرار این زنجیره می‌تواند موجب قدرتمندتر شدن و یکپارچگی افراد در سطح پروژه شده و از این‌که مدیران پروژه با موفقیت آن را به پیش خواهند برد، اطمینان حاصل می‌شود.

3 - تمرکز بر «مدیریت محدوده»

مدیریت محدوده یا Scope Management طبق تعریف عبارت است از: «مديريت گروهي براي اطمينان از توجه به فعاليت‌هاي پروژه به صورت جامع و مانع شکلي كه هدف پروژه به‌عنوان كامل قابل حصول باشد.» این روش مدیریت یکی از مهم‌ترین وجوه پروژه‌های IT بوده و وظیفه کل گروه است تا از این موضوع که هرگونه تغییر در دامنه وظایف به‌عنوان صحیح منعکس شود، اطمینان حاصل کنند.

فرآیند پروژه شامل دستورالعمل‌هایی برای ارائه پيشنهاد‌هايي در زمینه تغییر در دیدگاه‌ها است.  مطلب مهم دیگر این است که مکانیزم رسمی برای مستندسازی پروژه بايد با بازبینی اساسی رو‌به‌رو شود، زیرا اهداف می‌توانند در نیازمندی‌های عملیاتی تغییراتی ایجاد کنند و به‌اين ترتیب، تغییر در مستندات از موارد ضروری به‌حساب خواهد آمد.

در مواردی که تغییر در برنامه‌ها و دیدگاه‌ها الزامی به‌نظر می‌رسد، کنترل مناسب در بازبینی این اطمینان را به‌وجود خواهد آورد که سطوح عملیاتی اصلی کماکان از طریق مستندات قابل دسترس هستند.

4 - ایجاد تعریف دقیق از پروژه

مشخص ساختن پروژه آن‌هم به‌صورت شفاف و کامل می‌تواند راه را برای پیاده‌سازی صحیح کلیه وجوه بعدی پروژه هموار سازد. وجود یک تعریف دقیق از پروژه و فرآیندهای مرتبط با آن موجب خواهد شد تا پروژه زیرساختی قدرتمند و استوار داشته باشد.

5 - تهدیدات را شناسايی کنید

طبیعت پروژه‌های IT به‌گونه‌ای است که می‌توانند به روش‌هاي مختلف موجبات بروز تهدید را فراهم کنند، زیرا این پروژه‌ها به وفور از محصولات فروشندگان مختلف، خدمات مشاوران و پیمانکاران بهره می‌برند. به‌عنوان مثال، چنان‌چه سازمان شما با یک شرکت پیمانکار قراردادی را براي یاری رساندن به کارمندان شما برای پیاده‌سازی اکتیودایرکتوری و مهاجرت از Windows 2000 Professional به Windows XP Professional برای کلاینت‌ها انعقاد کند، ممکن است با ریسک رهاکردن کار از سوی پیمانکار، رفتن به‌سمت یک مشتری مهم‌تر یا ارائه یک کار نامرغوب و بی‌کیفیت رو‌به‌رو شوید.

هر يك از عناصر مرتبط با ريسك (منابع، برنامه‌ريزي، كارائي، هزينه و...) بايد به‌خوبي ارزيابي و شناسايي شوند. اين وظايف معمولاً برعهده مدير پروژه يا يكي ديگر از كاركنان مجاز براي انجام اين‌کار است. ارزيابي‌هاي دوره‌اي ريسك و پيگيري‌هاي لازم به‌طور مستقيم به فرآيندهاي پروژه وابسته هستند. فرآيندهاي آشكارساز ريسك‌ها نيز به‌خودي خود در يك چرخه پروژه نيازمند برخي منابع هستند. به‌عنوان مثال، اگر يكي از پيمانكاران پروژه در مقطعي از كار، وظايف خود را به شركت ديگري واگذار کرد از اختصاص منابع لازم براي نظارت بر پيمانكار جديد اطمينان حاصل كنيد.

6 – مديريت روابط با طرف‌هاي بيروني

پروژه‌هاي IT همواره در برخي از سطوح داراي ارتباطاتي با طرف‌هاي بيرون از سازمان هستند. اين طرف‌ها مي‌توانند به‌شكل زير باشند:

-  مشاوران
- شركاي تجاري
- فراهم كنندگان سرويس
- فروشندگان
- توزيع‌كنندگان نرم‌افزار
- توليدكنندگان تجهيزات

وجود روابط با طرف‌هاي بيروني نيازمند اختصاص برخي از منابع داخلي و همچنين وجود توانايي براي ارائه مناسب اطلاعات مرتبط با پروژه خواهد بود. در هر حال و در هر شرايطي مطمئن شويد كه هر يك وظايف سازماني و نيازمندي‌ها به‌خوبي تعريف شده باشند.

در هر پروژه بايد يكي از كاركنان مسئوليت مديريت روابط خارجي را برعهده داشته تا همواره از در دسترس بودن منابع لازم براي طرف‌هاي بيروني اطمينان حاصل شود. اگر سازمان شما چندين پروژه را در آن واحد در دست دارد، به احتمال اين فرد بايد همه اين مسئوليت‌ها را براي تمام پروژه‌ها در اختيار داشته باشد.

7 – ايجاد استانداردهاي قوي براي مستندسازي

مستندسازي كليد موفقيت پروژه‌هاي IT محسوب مي‌شود. به‌خصوص در مواقعي كه پس از پياده‌سازي، نياز به برخي تغييرات احساس مي‌شود. همواره مطمئن باشيد كه توقعات از مستندات به‌وضوح تعريف شده و مخازن استاندارد براي نگهداري صحيح اسناد در دسترس باشد. مكانيزم‌هاي كنترل بازبيني نيز از اهميت به‌سزايي برخوردار هستند.

به‌ويژه زماني كه تغييرات سفارشي و خارج از برنامه بايد صورت پذيرند.  علاوه بر اين موارد، در اختيار داشتن مستنداتي كه نيازهاي اسنادي را به‌خوبي تعريف کنند نيز ايده مناسبي خواهد بود. شايد اين‌کار در مرحله اول كاري اضافي به‌نظر آيد، اما با پيچيده‌تر شدن مقياس‌هاي پروژه، وجود چنين استانداردهايي ارزش بيشتري يافته و پياده‌سازي و مديريت پروژه را به موفقيت نزديك خواهد کرد.  وجود استانداردهاي قوي براي مستندسازي، فوايد زير را متوجه پروژه‌هاي IT خواهد کرد:

- افراد جديد سريع‌تر با ديگران تطبيق مي‌يابند.
- كارهاي مرتبط با پروژه كه قرار است در آينده اجرا شوند، به‌سهولت آغاز مي‌شوند.
- تغيير در وظايف آسان‌تر صورت گرفته و آزمايش مي‌شود.

8 – كانال‌هاي ارتباطي مؤثري ايجاد كنيد

مديريت پروژه نيازمند ارتباطات صريح است. ايميل مكانيزم مناسبي در اين راه به‌نظر مي‌رسد. درنتيجه، اين ابزار به‌سرعت مي‌تواند به ابزاري ناكارآمد و مزاحم تبديل شود. يك راه مناسب، شناسايي دقيق مخاطبان است، آن هم درست در زماني که نياز به پاسخ احساس شود.

با استفاده صحيح از فيلدهاي :TO و :CC مي‌توانيد از ارسال پيام‌هاي مبهم و غيرضروري به افرادي كه بي‌ارتباط با موضوع هستند، جلوگيري كند. شكل  روبه‌رومثال است خوبي از يك ايميل ارتباطي كه مسئوليت‌هاي مشخصي را ابلاغ مي‌کند:

اين ايميل به وضوح نشان مي‌دهد كه گيرنده نامه ويليام (William) است. اگر نياز باشد تا وظايف خاصي از طريقي خاص انجام پذيرد، مشخص است كه اين وظايف بر عهده (ويليام) خواهند بود. افراد ديگري كه به‌نحوي مسئوليت‌هاي ديگري را در اين ارتباط برعهده دارند، به اين شكل درخصوص وظايف خود آگاهي خواهند يافت. برخي عادات كوچك مي‌توانند كارايي‌هاي مؤثري را به الگوهاي ارتباطي بيافزايند. 

به‌ويژه زماني كه با طرف‌هاي بيروني در تعامل هستيد. در مثال بالا افراد متعلق به ديگر سازمان‌ها براي روشن شدن نحوه تقسيم وظايف در گروه‌هاي مجزا دسته‌بندي شده‌اند. تاكنون چند ايميل كاري دريافت كرده‌ايد كه در مخاطب قرار گرفتن خود ترديد داشته‌ايد؟

مهم‌تر از آن اين‌كه پاسخ آن ايميل‌ها را بايد به كجا ارسال مي‌كرديد؟ براي ارسال برنامه‌هاي مربوط به زمان‌بندي، وضعيت گزارش‌ها، طرح ديدگاه‌ها و موارد جديدي كه در ارتباط با پروژه اتفاق مي‌افتند، برنامه‌ريزي داشته و آنان را اولويت‌بندي كنيد. ايجاد ارتباطات صريح، واضح و داراي مخاطب مشخص، يكي از عادات مثبتي است كه در پروژه‌هاي IT به‌شما ياري خواهد رساند.

9 – مراقب هزينه‌ها باشيد

هر اندازه بيشتر از فناوري استفاده كنيد، دغدغه‌هاي مربوط به هزينه افزايش بيشتري خواهند يافت. هزينه يكي از مهم‌ترين موارد در پروژه به‌حساب مي‌آيد. هر يك از اعضاي مرتبط با پروژه بايد نگران هزينه‌هاي مرتبط با وظايف خود در پروژه باشند. اين موضوع به‌خصوص زماني اهميت بيشتري مي‌يابد كه اهداف و دامنه پروژه دچار تغيير و دگرگوني شده است. به‌عنوان مثال، سناريوهاي فني زير را در نظر بگيريد:

- نسخه جديدي از يك نرم‌افزار حساس و كليدي منتشر شده است.
- يك حفره امنيتي در يكي از اجزاي نرم‌افزاري پروژه نمايان است.
- تجهيزات كامپيوتري سريع‌تر و جديدتر مورد نياز باشد.

تغيير در اهداف و موضوع پروژه مي‌تواند يكي از دلائل بروز اين موارد باشد كه مي‌تواند به افزايش هزينه‌ها منجر شود. نياز به مجوزهاي نرم‌افزاري جديد، كمبود فضا، مجوزهاي منقضي شده، تجهيزات و نرم‌افزارهاي بدون استفاده و زمان‌هاي از دست‌رفته همگي از عواملي هستند كه هزينه‌هاي يك پروژه را به‌نحو قابل توجهي افزايش خواهند داد. تأثير نگراني حاصل از افزايش هزينه‌ها نمي‌تواند مانع از تغيير در برنامه‌ها شود. با ‌وجود اين، اين عامل نيز بايد به‌عنوان يكي از عوامل دخيل در پروژه مد نظر قرار گيرد.

10 – مرحله اتمام پروژه

زماني كه تعهدات به پايان رسيده و كليه موارد ذكر شده در قرارداد به‌عنوان مناسب انجام شدند، وقت اتمام و بستن پروژه فرا خواهد رسيد. بسته به نوع پروژه و وظايف تعريف شده در آن، مرحله اتمام پروژه و تحويل كار اهميت زيادي خواهد يافت. از اين‌كه تمام اعضا وظايف مرتبط با خود را به‌نحو احسن انجام داده و رضايت كارفرما (چه داخلي و چه خارجي) درخصوص نتيجه نهايي برآورده شده اطمينان حاصل كنيد.

با توجه به اهداف و طبيعت پروژه‌هاي IT ، مرحله تحويل پروژه ممكن است نيازمند بخشي به‌نام «پشتيباني» باشد. ممكن است نياز باشد كه در اين مرحله برخي از منابع (انساني و غير انساني) كماكان به وظايف خود ادامه دهند كه در اين‌حالت اطلاعات جمع‌آوري شده در زمان اجراي پروژه كمك خوبي به ارتقاي كيفي مرحله پشتيباني كه بخشي از پروژه است، خواهد کرد.